Profitez des réseaux sociaux pour mobiliser vos membres

Le 28 février 2012 par Mehdi Foughali. 0 Comments

Profitez des fonctionnalités offertes par les réseaux sociaux pour demander leur avis à vos membres, et ainsi les impliquer davantage dans votre organisation.

L’une des forces des réseaux sociaux c’est que tout le monde peut s’exprimer facilement. Cela peut conduire à un grand brouhaha inaudible et largement critiqué lorsque cette communication n’est pas organisée. Mais, si vous demandez à vos membres de s’exprimer sur un sujet précis via les réseaux sociaux : attendez-vous au meilleur !

En effet, en proposant à vos membres d’exprimer leur point de vue, vous allez les conduire à se positionner par rapport à la question posée :

  • Ce que leur évoque la question,
  • Ce que d’autres ont répondu,
  • Je donne mon avis donc je m’implique,
  • Je m’implique donc je fais miens l’idée ou le projet que j’avance,
  • Je m’implique donc je défends mon avis ou je cherche à le faire comprendre aux autres,
  • Je m’implique donc j’aide à faire avancer mon avis ou mon idée ou mon projet,
  • Je m’implique donc j’agis.

Et c’est comme cela, sans cris et sans heurts que vous allez réussir à transformer vos membres passifs en membres impliqués et actifs : en leur demandant leur avis !

Question bonus : comment ne pas transformer une demande d’avis en un débat enflammé et non productif ?

  • Délimitez très précisément le périmètre de votre consultation,
  • N’hésitez pas à intervenir pour recentrer les débats,
  • N’hésitez pas à proposer des pistes lorsque le débat semble bloqué.

Quels outils simples et efficaces peuvent être utilisés ?
Sur facebook :
- Postez un commentaire en forme de question,
- Utilisez les sondages.
Sur RunOrg :
- Utilisez les mini-sondages,
- Postez un commentaire en forme de question,
- Créez un forum pour débattre sur un sujet précis.
Sur les blogs :
- Permettez l’ajout de commentaires sur vos articles,
- Posez des questions à la fin de vos articles.

Et vous, qu’utilisez-vous pour demander leur avis et impliquer vos membres ?

Image &copy SomeDriftwood — Flickr

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[Présentation] La communication interne : organiser ses activités

Le 12 décembre 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

C’est dans le cadre du mois de l’Economie Sociale et Solidaire (ESS) que RunOrg, en partenariat avec la Chambre Des Association (CDA) et la maison des associations du 11eme arr. de Paris, a animé une présentation sur les moyens pour les associations d’organiser leurs activités en utilisant les outils Internet pour leur communication interne.

C’est cette présentation que nous vous offrons en téléchargement sur notre blog.

Présentation RUNORG Communication interne et organisation

Si vous désirez que RunOrg participe à des réunions ou des conférences portant sur les nouvelles technologies et les associations, n’hésitez pas à nous contacter.

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Ne confondez pas communication interne et externe

Le 18 octobre 2011 par Mehdi Foughali. 2 Comments

D’une manière générale la communication vers les personnes non membres de votre association est la communication externe, alors que la communication vers vos membres est la communication interne. Cela parait simple, et pourtant, trop souvent les associations confondent leur communication interne et leur communication externe.

Il en résulte une erreur classique : elles utilisent leur site Internet pour faire leur communication interne. Un site internet ne doit pas être utilisé comme l’outil principal de la communication interne d’une association. Pourquoi ? Parce que c’est un outil de communication public, une vitrine pour votre association.

Si un visiteur, membre potentiel de votre association, est lors de sa première visite sur votre site confronté à votre communication interne : il y a de fortes chances qu’il n’adhère pas. Car cette communication ne lui est pas adressée, elle peut être trop informative, utilisant des expressions et des abréviations qu’il ne connait pas. Il va en résulter l’impression qu’il est face à un groupe déjà constitué, qui ne cherche pas à communiquer vers l’extérieur et il lui sera difficile de s’y intégrer.

De plus, cela pose la question de la confidentialité des informations que vous diffusez via votre site Internet. Une rapide recherche permet de trouver de nombreuses listes d’adhérents avec les numéros de téléphone, les adresses et d’autres renseignements sur les membres. Ce n’est ni légal ni souhaitable de mettre en ligne ce genre d’informations. Et si votre fichier est réutilisé, vous en serez tenu responsable.

Pour chacun de vos messages, vous devez vous demander s’il est destiné à vos membres ou au public (inclus les partenaires). De la même manière vous devez adapter vos supports de communication selon que vous communiquez au public ou à vos membres (voir la liste en fin d’article).

Utiliser des supports de communication externes (comme les sites internet) pour passer des messages internes revient à communiquer vos messages internes au public. Est-ce que c’est réellement ce que vous souhaitez faire ? Est-ce que vous imprimeriez et afficheriez publiquement tous les messages à destinations de vos membres ? Ou même leurs coordonnées personnelles ?

Généralement, si vous communiquez de la même manière à vos membres et au public : c’est que vous avez une marge de progression importante dans votre communication pour les uns et pour les autres. Et cela,  même si le sujet ou la nouvelle portée par le message est la même : la forme doit être adaptée, et donc les messages séparés. Vos membres doivent sentir que vous communiquez vers eux de manière dédiée, qu’ils font partie de votre association et qu’ils sont assez importants pour bénéficier de messages internes. Le public doit accéder à une information synthétisée, filtrée et plutôt attractive.

Le point de départ de cette démarche est de définir les informations qui concernent vos membres et celles qui concernent le public. Une fois cette opération réalisée, identifiez les canaux de communication les mieux adaptés à votre communication interne et externe. Ils peuvent être différents selon votre public et les habitudes de vos membres.

Soyons réalistes, si les outils de communication externes sont si souvent utilisés à des fin de communication internes, c’est parce qu’ils étaient jusqu’à récemment plus accessibles (techniquement et financièrement) que les outils de communication interne (autres que les emails ou les mailing lists). Avec l’arrivée sur le marché d’intranets collaboratifs dédiés à la gestion et à la communication internet des associations la donne est en train de changer. Il serait dommage que les responsables associatifs et leurs associations n’en profitent pas.

Exemple d’outils à privilégier selon le type de communication :

Communication externe :

Site internet : Spip, WordPress

Journaux

Réseaux sociaux : Facebook, Twitter

Communication interne :

Email et mailling liste

Intranet collaboratif : RunOrg.com, MS Sharepoint

Courrier

Image de l’article © Carnie Lewis & www.TheLightningMan.com— Flickr

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Réussir sa rentrée

Le 30 août 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

Cela devait bien arriver : les vacances se terminent. Du coté de votre association cela a été le calme plat, et ça a permis à votre équipe, vos membres et vous-même de vous reposer. Désormais il faut penser à la rentrée, et pour vous aider nous vous avons concocté la liste des 6 choses à faire pour réussir votre départ vers cette nouvelle année d’activité.

Classées par ordre de priorité :

1. Définir le planning de reprise des activités pour les responsables et les membres. Ce planning devra comporter les informations sur les dates d’ouverture des inscriptions, les lieux, les réunions d’information de début d’année, les dates de début effectives de vos activités. Si cet agenda a déjà été établi en fin d’année dernière, alors vérifiez qu’il est toujours d’actualité pour cette rentrée. Communiquez avec votre équipe : un coup de fil, puis un email.

2. Avant de commencer à envoyer des emails : passez des coups de téléphone, c’est bien plus efficace, et cela vous permettra de discuter du planning prévisionnel et des objectifs de l’année avec chacun des responsables de votre équipe. Idéalement organiser une réunion de prérentrée informelle fin août est bénéfique pour resserrer les liens et motiver les troupes.

3. S’assurer que le planning de rentrée est matériellement validé (salles réservées, créneaux obtenus, personnes responsables disponibles, etc.), et que les points non sûrs sont clairement identifiés.Rien n’est plus déstabilisant que des messages contradictoires en début d’année, au moment où l’on cherche à renouveler les adhésions et recruter de nouveaux membres.

4. Envoyer un email de rentrée à vos membres, cet email doit comporter les informations suivantes : planning de reprise du début d’année, informations sur le renouvellement des adhésions, les changements organisationnels, les objectifs généraux pour l’année à venir. Il faut que cela soit motivant !

5. Envoyer un email à vos partenaires (profs, mairie, autres associations liées) dans lequel vous allez leur souhaiter une bonne rentrée, leur communiquer votre planning et votre politique de recrutement (ce sont vos meilleurs prescripteurs après vos membres).

6. Pour aller plus loin avec vos membres, l’idéal est de leur demander de communiquer également, quoi de mieux qu’ils racontent un peu leurs vacances et postent quelques photos. Cela va créer des échanges entre eux, ce qui va faciliter la reprise. Pour cela privilégiez l’utilisation des espaces sociaux de l’association (page Facebook ou RunOrg).

Des points oubliés ? Des suggestions ? Ecrivez-les dans les commentaires !

Image © Fourrure — Flickr

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C’est les vacances : marquez une pause !

Le 25 juillet 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

Les vacances sont là. Vos membres sont partis ou sur le point de l’être. Il est temps pour votre association de marquer une pause.

Donc, si ce n’est déjà fait :

  1. Envoyez un email à vos membres, en leur offrant un bref aperçu du programme du début de l’année prochaine, l’objectif étant de leur donner envie de revenir,
  2. Envoyez un email aux autres responsables pour caler la première réunion de rentrée,
  3. Précisez à tout le monde qu’entre cet email et la rentrée il ne se passera plus rien,
  4. Reposez-vous, partez en vacances si vous le pouvez, et surtout arrêtez de penser à votre association.

Cela s’adresse évidemment en priorité aux associations qui ont leur activité calquée sur l’année scolaire. Néanmoins ces conseils sont utilisables pour toutes les associations, car la plupart ont une activité cyclique, dont il convient de respecter les différentes phases si on veut les réussir.

Pourquoi est-il important de marquer une pause ?
Marquer même symboliquement une pause, permet ensuite de parler de rentrée et de départ, et donc de mobiliser à nouveau vos membres.
De plus, leur permettre de ne plus penser à votre association pendant un temps va leur donner l’occasion de prendre du recul, et sans doute également de languir vos activités. Bref, que du positif.
De votre coté, ménagez-vous une vraie coupure, durant laquelle vous vous interdirez de penser à votre association. Pour cela, petit conseil qui fonctionne très bien : listez toutes les choses que vous devrez faire ou auxquelles vous devrez penser à la rentrée. Une fois cette liste établie : vous pouvez l’oublier pendant un temps, vous savez que tout est écrit, votre esprit est libre pour autre chose.

Même si les auteurs de ce blog ne partent pas en vacances (le projet RunOrg mobilise trop de travail), nous vous souhaitons de bonnes vacances, et on se retrouve fin août avec toute une série de nouveaux articles qui vous intéresseront.

Photo de l’article © Michael Bridgen — Flickr

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La communication dans les associations : les réseaux sociaux

Le 16 juin 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

8 questions et réponses indispensables sur les réseaux sociaux et les associations

Avec leur entrée fracassante dans la grande histoire (cf : les révolutions en Tunisie et en Egypte), les réseaux sociaux en France, aujourd’hui tout le monde en parle, beaucoup les utilisent, et au moins autant vivent en dehors !
Ce constat pour les individus s’applique également aux associations et aux fédérations.
Comment se fait-il que les réseaux sociaux soient si massivement utilisés par certaines associations et complètement ignorés, voire bannis par d’autres ?
Quels enseignements tirer de celles qui les utilisent, et comment analyser si votre association aurait des bénéfices à les adopter ?

Si vous lisez cet article, il y a de grande chance pour que vous soyez déjà sur les réseaux sociaux, alors il est important que vous preniez conscience que même si un grand nombre de vos amis y sont également, il n’y a qu’un français sur trois qui est présent sur l’un de ces réseaux. Cela a été précédemment analysé et expliqué dans l’article « Les responsables associatifs ne sont pas tous connectés », ce qui nous laisse le champ libre pour nous poser 8 grandes questions sur les réseaux sociaux et les associations.

Vous allez découvrir, que contrairement à ce que beaucoup prétendent, les réponses à ces questions sont souvent très simples.
1. Qu’est-ce qui détermine qu’une association utilise les réseaux sociaux aujourd’hui ?
a. Que certains de ses membres et de ses responsables les utilisent déjà pour leurs usages privés ou professionnels,
b. Que l’association ou certains de ses membres cherchent à promouvoir ses activités (pour recruter, lever des fonds, se développer, obtenir une reconnaissance, etc.),
c. Qu’elle dispose des ressources pour animer ces réseaux (cela peut être des membres bénévoles ou plus rarement des salariés).
Cela n’a donc à priori rien à voir avec la taille, le budget ou l’objet de l’association.
2. Qui utilise le plus les réseaux sociaux et pourquoi ?
a. Les associations qui ont un très grand nombre de membres et de responsables connectés : car c’est pour eux un moyen de communication adapté à leurs usages personnels. Exemple : associations d’étudiants, de jeunes entrepreneurs, d’acteurs de l’économie sociale et solidaire, etc.
b. Les associations dépendant très fortement de leur communication externe pour promouvoir leurs activités : les réseaux sociaux offrent une opportunité de communiquer massivement vers sa cible à faible coût.

Exemple : des grandes ONG nationales ou internationales (WWF, Amnesty International, AIDES, etc.), mais également des associations plus réduites : troupes de théâtre, défense d’une cause locale ou aide aux personnes, etc.

3. Comment les réseaux sociaux sont-ils utilisés et qu’est-ce qu’ils apportent ?
Cela dépend des associations et de leurs cibles, car celles qui réussissent s’adaptent à ce qu’attendent leurs membres ou les personnes qu’elles souhaitent toucher.

a. Des interactions entre les responsables et les membres, ou entre l’association et son public,
b. Une vitrine techniquement clef en main et gratuite dans des espaces publics de communication,
c. Une aide à l’organisation et à la communication d’événements ponctuels,
d. Le partage et l’échange de photos. Mais l’espace est public : il n’y a aucune certitude que les photos diffusées ne soient pas rendues publiques au grès des changements de règles des sites ou d’une petite erreur de manipulation,
e. La diffusion large et massive d’informations : avec un important réseau, de la chance et du talent, un message pourra toucher un très grand nombre de personnes car il peut être repris à volonté par les participants.
4. Qu’est-ce que les réseaux sociaux n’apportent pas ?
a. Des outils de communication internes à l’association : soit la communication privée est impossible, soit elle n’est pas fiable, et en aucun cas elle peut être ciblée,
b. La confidentialité : leur raison d’être est opposée à ce concept,
c. Un annuaire interne pour l’association,
d. Des outils de gestion de la vie associative pérennes : aucun ne prend en compte les « processus métiers » propres aux associations (processus d’adhésion, de rajout dans les groupes cloisonnés, de participation à des événements ou des cours selon les type adhésions, etc.)
5. Pourquoi de nombreuses associations n’utilisent pas encore les réseaux sociaux ?
Il y a plusieurs cas de figures très différents :
a. Parce que l’association n’en a pas besoin : peu de connectés et/ou faible besoin de promotion),
b. Parce les responsables de l’association n’ont pas pris conscience du besoin ou des bénéfices qu’ils pourraient en tirer, et sont indifférents ou hostiles à ces nouveaux espaces, (pour faire le point sur la question voir ici un sondage sur le sujet)
c. Car personne n’a été chargé de s’en occuper dans l’association (cela renvoie un peu au point précédent),
6. Quels types de réseaux sont utilisés et comment ils fonctionnent ?
Les réseaux sociaux les plus utilisés par les associations sont : facebook et twitter.
Nous reviendrons lors de prochains articles sur ces applications pour donner des conseils pratiques sur leur utilisation.

7. Comment déterminer si une association peut tirer des bénéfices d’un réseau social ?
Utilisez cet article pour vous aider, et posez-vous les questions suivantes :
a. Est-ce que mes membres, mes responsables, mon public sont connectés ?
b. Qu’est-ce que je voudrais améliorer en utilisant ces réseaux ? (la communication interne ? la promotion des activités de l’association ? le recrutement de bénévoles ?)
c. Qui pourra gérer mes communications sur les réseaux sociaux ? Est-ce que je peux déléguer cela à certains membres ?
d. Quelles actions je pourrais mettre en avant sur les réseaux sociaux pour mon association ?
e. Pourquoi mon association ne les utilise pas encore ?
f. Qu’est-ce que j’aurai à perdre si j’essayais ?
g. Qu’est-ce que j’aurai à perdre si je n’essayais pas ?
h. Pourquoi j’en suis arrivé à me poser la question sur l’utilisation des réseaux sociaux dans mon association ?
8. Comment convaincre dans votre association qu’il y a une utilité à utiliser les réseaux sociaux ?
Si votre association correspond aux critères énoncés dans la question 1, ou si vous pensez simplement que cela pourrait fonctionner, le meilleur moyen pour convaincre c’est d’essayer !
Pour une fois affranchissez-vous des parcours de prise de décision sinueux et prenez un petit risque en initiant vous-même la démarche.
Cela permettra de tester si votre public, vos membres ou vos responsables sont intéressés, et cela permettra également de réserver vos noms et vos pages dans les différentes communautés.
Si cela ne fonctionne pas, et bien cela ne vous aura rien coûté, et vous saurez que votre organisation n’était pas mûre pour les réseaux sociaux.
Si cela fonctionne vous pourrez ainsi en expérimenter les bénéfices avec les autres responsables, et il sera facile d’en déléguer la gestion.
Finalement, le piège très classique en ce qui concerne les réseaux sociaux, c’est de survendre leurs avantages (exemple : « avec tel réseau on va multiplier par 10 nos membres et nos bénévoles ») ou d’en exagérer les dangers (exemple : « le monde entier va voir nos photos »).
Restez lucides, les réseaux sociaux sont des lieux de socialisations comme les autres, avec leurs règles, leurs usages, leurs dangers et leurs avantages. Vous ne multiplierez pas sans effort le nombre de vos membres, et ce n’est pas parce que vous publierez des photos que le monde entier voudra les voir.
Les associations ont comme dans la « vie réelle », un rôle et une place à tenir sur les réseaux sociaux. Par exemple une grande fédération d’éducation populaire se demande pourquoi elle n’apprendrait pas également le « vivre ensemble » à ses membres sur les réseaux sociaux puisque c’est désormais là qu’ils interagissent.
Pour aller plus loin dans ce raisonnement, pourquoi est-ce que les associations ne rempliraient pas sur les réseaux sociaux les missions qui sont déjà les leurs dans la vie réelle ?
Quel est votre avis sur le sujet ?
Quelles seraient vos réponses aux différentes questions posées ? → Partagez-les avec nous dans les commentaires.

Image de l’article © Daniel Iversen — Flickr

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Les responsables associatifs ne sont pas tous connectés

Le 19 mai 2011 par Mehdi Foughali. 1 Comment

Lors d’un atelier de travail avec des délégués d’une grande fédération sportive française, j’ai découvert que tous les responsables ne sont pas connectés et au courant des nouvelles technologies qui leur permettraient de gagner du temps et de l’énergie. Plus surprenant encore, ils sont nombreux à y être indifférents ou pire : hostiles !

J’ai été très surpris de découvrir cela. Mon utilisation au quotidien et dans mes différentes associations des nouvelles technologies m’ont peu à peu fait croire que cette utilisation était, sinon la norme, du moins souhaitée par les autres responsables. Or, il n’en est rien.

Pour tenter de comprendre pourquoi, essayons de tirer un « profil type » de ces responsables : ils sont généralement actifs, ils ont une bonne maîtrise des outils qu’ils utilisent, ils sont souvent attachés à leurs responsabilités (même s’ils ne le reconnaissent pas tous), ils se méfient des effets de mode pouvant mettre en danger la pérennité de leur association, ils lui consacrent beaucoup de temps, ils sont sollicités sur de nombreuses questions, ils appartiennent souvent à plusieurs réseaux au sein même de leur association.

Les idées fortes qui nous intéressent dans ce « profiling » du responsable associatif, c’est que l’on a à faire à quelqu’un qui maîtrise son environnement et à qui il reste peu de temps libre.

Par ailleurs, on sait que l’utilisation des emails est généralisée, mais que les sites Internet, les blogs et les réseaux sociaux sont encore l’objet d’importantes réticences. Or, c’est justement ces derniers qui sont les plus chronophages. La variable « temps » apporte-t-elle l’explication recherchée ?

Oui, mais pas seulement. Si l’on se place dans la peau de notre responsable : « je maîtrise mes outils et ma communication au sein de mon association, cela me prend déjà beaucoup de temps, quel serait à priori mon intérêt à en passer encore plus pour acquérir des connaissances sur des nouveaux outils dont je ne vois pas trop l’intérêt ? »

Cette question nous permet de mettre en lumière trois éléments importants :

  1. La bonne maîtrise des outils existants ralentit la prise de conscience de la naissance d’un nouveau besoin lié à des apports externes,
  2. Les nouvelles technologies, même les plus accessibles comme les réseaux sociaux, ont un coût d’acquisition qui peut être important,
  3. Certains responsables associatifs sous-estiment les apports que peuvent avoir certaines nouvelles technologies pour leur association et leur propre efficacités car ils ne les connaissent pas.

→ Ces points créent des freins bien connus des théories de conduite du changement et de résistance aux changements (voir également les articles connexes de wikipédia sur les biais cognitifs).

Il existe des solutions pour répondre à ces résistances  :

  1. Ecouter les nouveaux membres, observer les usages émergents, solliciter les idées nouvelles perçues comme pouvant améliorer les choses au sein de votre association,
  2. Déléguer, s’appuyer sur des personnes qui maîtrisent déjà ces nouvelles technologies pour animer ou créer ces nouveaux espaces et former les responsables à les utiliser,
  3. Essayer soi-même ces nouvelles technologies, étudier leurs fonctionnalités en détail, s’informer sur la manière dont les autres associations les utilisent, lire la presse spécialisée. A noter que notre sondage et ce blog ont pour objectif de répondre à ce besoin.

→ Croyez-en mon expérience : le temps que vous passerez à faire cela, est du temps intelligemment investi.

Et vous ? Etes-vous « connecté » ?
Si oui qu’est-ce qui a été déterminant pour en arriver à ça ?
Si non qu’est-ce qui vous freine ?
Partagez vos expériences avec nous !

Image de l’article © Will Keightley – Flickr

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Vers une actualité généraliste pour les associations

Le 5 avril 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

Les associations sont très diverses, elles touchent de nombreux secteurs et ont des objectifs qui peuvent être diamétralement opposés.

Ainsi, il est difficile d’avoir une actualité généraliste sur le secteur associatif.
Chaque association communique et diffuse ses informations dans son secteur et dans ses courants de pensée, les passerelles sont rares sinon exceptionnelles.

Il n’existe donc pas de quotidien qui recense et regroupe les informations principales de ce large réseau.

Nous relevons ce défi !
En utilisant les nouvelles technologies (twitter et paper.li) nous sommes en mesure de vous proposer quotidiennement une actualité du secteur !

Comment ?
En agrégeant avec paper.li le contenu d’une liste Twitter d’associations que nous suivons.

C’est très pratique et automatisé. La difficulté réside dans le choix des associations qu’il faut suivre pour avoir l’éventail le plus généraliste d’informations.

Vous pouvez lire et vous abonner à ce journal directement ici : RunOrg, le Journal des Associations

Nous avons également rajouté une page à ce blog ainsi qu’un encart dans la colonne de droite pour accéder plus facilement au contenu du journal.

Si vous voulez que l’on suive vos actualités et qu’elles figurent dans notre journal : contactez nous ou ajoutez un commentaire à cet article.

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Protégez les données de vos membres

Le 28 mars 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

Les associations sont des lieux de rencontres et d’échanges. Elles attirent toutes sortes d’individus : des passionnés, des bénévoles, des spectateurs, des parents, etc. Votre objectif est que tout ce petit monde puisse cohabiter en bonne intelligence autour de votre association.

Le problème, c’est que vous n’êtes pas dans la tête de chacune des nouvelles personnes venant s’insérer dans votre écosystème. Et vous ne pouvez donc pas être certains que leurs intentions profondes soient compatibles avec celles des autres membres.
Pourtant, pour pouvoir intégrer le mieux possible les nouvelles recrues, il faut qu’elles aient rapidement accès aux moyens de communication et de sociabilisation de votre association (emails, intranet, soirées, réunions, etc.) .

Alors, comment faire pour faciliter les interactions  sans pour autant permettre à des individus mal intentionnés d’importuner les autres ?

1. Etre vigilant
Être vigilant c’est s’être préparé à détecter le plus tôt possible les comportements à risques. Il faut donc que vous ayez déjà abordé cette question avec les autres responsables : quels sont les comportements à risque dans votre contexte ? Comment les définir ? Comment les détecter ?
Bien trop souvent le réflexe est de penser à la sanction avant de songer à la détection ou à la prévention !

2. Ne pas partager toutes les données de l’association entre tous les membres
Pour des raisons pratiques très évidentes, de nombreuses associations n’hésitent pas à diffuser largement le fichier avec les coordonnées de tous les membres, voire même à les mettre sur Internet. Outre le fait que cela ne soit pas spécialement légal (voir ici l’article sur la CNIL et les associations), cela ouvre le risque de voir des individus trop exaltés ou trop pressants contacter directement vos membres en utilisant ce fichier.
Ce qui est en général très mal perçu par ces derniers, qui n’hésiteront pas à quitter votre association pour mettre de la distance avec une personne si vous ne réagissez pas à temps.

Il est donc nécessaire de protéger les accès aux données de vos membres et de mettre en place les moyens pour que les informations puissent circuler de manière efficace sans pour autant transmettre toutes les coordonnées.

→ Quels moyens pour communiquer sans transmettre les coordonnées ?
Les mailing listes qui permettent à chacun d’envoyer des messages à l’ensemble des participants sans pour autant dévoiler leur adresse email. A noter qu’il est possible de mettre en place des mailing listes réduites à des groupes restreints (des cours, des projets, etc.). Néanmoins, leur maintenance technique peut être compliquée.
Des réunions assez fréquentes : cela permet une communication collective qui amène à connaître les individus. Ainsi ils peuvent décider de s’échanger ou non leurs coordonnées.
Les espaces communautaires ouverts : comme Facebook qui autorise l’envoi de messages sans échange des adresses emails  et qui permet, de plus, un blocage  des personnes indésirables.
Les espaces communautaires privés : comme RunOrg  qui permet également l’envoi de message, mais aussi de retranscrire en ligne l’organisation d’une association tout en permettant aux membres de ne partager que les informations personnelles qu’ils désirent.

3. Permettre la remontée d’alertes
 Sachez que même en suivant à la lettre les conseils précédents, il n’est pas possible d’écarter tous les risques et les problèmes. De plus il ne vous sera pas possible de les détecter sans l’implication de vos membres. Oubliez donc, dans une certaine mesure, la culture du secret qui peut être la nôtre sur ces sujets.
En effet, si vous avez abordé la potentielle existence  d’un risque avec vos membres, alors ils sauront que si un jour ils y sont confrontés, vous les prendrez au sérieux dès l’apparition du problème. Cela les incitera donc à vous alerter bien plus rapidement que s’ils n’avaient pas été sensibilisés.

→ Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour faciliter la remontée des alertes ?
Ils sont d’abord d’ordre humain, et ensuite techniques.
Pour le côté humain, il ne faut pas sous-estimer les messages qui peuvent transiter par les ragots de son association ; pour cela j’encourage toujours mes adjoints à les connaître et à en discuter un peu entre responsables (Attention : je ne dis pas les diffuser !). Ces échanges permettent en effet bien souvent de prendre conscience à plusieurs d’un problème récurrent. Prendre le temps de discuter de manière informelle et en tête à tête avec les membres reste néanmoins le meilleur moyen de faire remonter une alerte.

Pour le côté technique : faites en sorte que tous les membres connaissent votre adresse email  et celle des autres responsables. Le plus serait que vous puissiez également fournir vos numéros de téléphone. Si vous ne voulez pas transmettre votre adresse email personnelle, créez-en une que vous n’utiliserez que dans le cadre de votre association.

Les aspects « action » et « sanction » ne sont pas abordés dans cet article car ils sont généralement déjà connus et traités, et qu’il y a finalement peu d’aspects technologiques qui y sont rattachés. Néanmoins, si vous avez des exemples de sanctions technologiques dans votre association : partagez-les avec nous !

Image de l’article © bazylek100 – Flickr

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La communication au sein des associations : le site Internet

Le 1 mars 2011 par Mehdi Foughali. 0 Comments

A l’heure de Facebook et de Twitter, il reste de nombreuses raisons de se méfier de la mise en ligne d’un simple site Internet : état des lieux des risques et des moyens pour les écarter.

Mes différentes rencontres avec des présidents d’associations m’ont fait prendre conscience d’une chose à priori peu évidente : avoir un site Internet peut faire peur !
Pourquoi ?
Parce que le site Internet d’un association peut être considéré comme sa carte d’identité, comme sa principale image et vitrine sur le monde, il suffit qu’un élément du site soit « défectueux »  pour que l’image de l’association soit atteinte, et par ricochet la réputation de ses responsables.

Réaction logique de certains dirigeants conscients de ce phénomène : « Si je ne peux pas avoir un site à l’image de mon association, alors je préfère ne pas en avoir du tout ! ».

Réaction cohérente, mais qui occulte une méconnaissance des éléments constitutifs d’un « bon » ou d’un « mauvais « site.

Alors quelles sont les clefs pour être satisfait de son site Internet ? Quels sont les éléments à surveiller pour qu’il ne représente pas une menace pour la crédibilité de son association, et quelles démarches adopter pour inscrire tout cela dans la durée ?

Selon nous, il y a 4 étapes à ne pas manquer :

  1. Définir les objectifs du site Internet,
  2. Analyser les contraintes,
  3. Choisir les outils adaptés,
  4. Impliquer les membres (cela dépend des objectifs).

1. Définir les objectifs du site Internet
Avant de vouloir être satisfait de son site, il convient d’abord de définir quels objectifs on veut lui faire atteindre :

  • Est-ce que je veux que mon site soit une vitrine pour mes adhérents, quelque chose qui les mette en valeur ?
  • Est-ce un moyen d’en recruter de nouveaux, de présenter mon association sous son meilleur jour ?
  • Est-ce que je veux attirer des sponsors ou l’attention d’élus ?
  • Est-ce que je veux que mon site soit une plateforme d’échange avec mes membres ou/et les autres clubs proches de mon association ?
  • Est-ce que je veux simplement que les Internautes aient un moyen de retrouver mon association et de la contacter ?

Si vous avez du mal à définir les objectifs de votre site : demandez-vous quels sont vos besoins et les besoins de votre association.

2. Analyser les contraintes
Une fois les objectifs déterminés, il devient possible d’en étudier les contraintes. Par exemple :

  • Si je veux que mon site soit une vitrine : il faut mettre un accent particulier sur son design,
  • Pour attirer de nouveaux adhérents, je veux montrer que mon association est dynamique : il faut que mon site soit mis à jour très régulièrement,
  • Si je veux utiliser mon site comme une plateforme entre mes membres : il est nécessaire qu’ils puissent participer au contenu et disposer d’un espace privé,
  • Si je n’ai que très peu de temps à consacrer à un site Internet : il est alors nécessaire que je puisse en déléguer son administration, voire même son contenu, tout en gardant un rôle de validation,
  • Si mon budget est réduit : les outils open source sont sans doute une bonne solution,
  • Si je veux garder un contrôle sur la technologie pour pouvoir faire évoluer mon site : il faut utiliser des outils sous leur format standard pour pouvoir installer facilement les mises à jours, ou alors créer son site chez un hébergeur qui fait également évoluer les outils de création de site.

Et ce sont ces contraintes qui doivent rentrer en compte dans le choix des technologies pour votre site.

3. Choisir les outils adaptés
Quand je parle d’outils ici, ça peut être une démarche, un langage informatique, un logiciel, une plateforme d’hébergements… Ce qu’il en résulte, c’est votre site Internet : l’outil pour atteindre vos objectifs !
Si vous n’êtes pas très à l’aise avec l’informatique et l’Internet, c’est une étape pour laquelle il est peut être nécessaire de vous faire conseiller. Dans tous les cas, documentez-vous sur les différentes options existantes : il en existe forcément plusieurs en compétition qui répondent à vos besoins ! Par exemple :

  • Si vous souhaitez déléguer une grande partie de la création de contenu de votre site, vous vous tournerez plus vers un « CMS » (Content Management System) ou un éditeur de blog,
  • Si vous avez un budget important et la volonté d’attirer de nouveaux membres, vous privilégierez le recours à une agence de création web,
  • Si vous souhaitez quelque chose de très simple et de non évolutif, vous avez tout intérêt à motiver l’un de vos membre à le développer,
  • Si vous voulez contrôler strictement toute l’information publiée, les outils standards de gestion de contenu permettent cela,
  • Si vous voulez mettre en place un simple espace d’échange avec vos adhérents, vous pourrez penser à des solutions de type forum ou wiki,
  • Si vous souhaitez un site Internet qui fasse à la fois vitrine, espace d’échange sécurisé entre et avec vos membres, et outil de gestion interne… Alors vous en demandez beaucoup, mais rassurez vous : c’est notre projet ! (www.runorg.com)

4. Impliquer les membres
Alors évidemment impliquer les membres dépend des objectifs pour votre site. Mais c’est sans aucun doute un, sinon LE moyen pour pérenniser votre site Internet et vous assurer qu’il est toujours à jour.

D’une manière générale, et en me basant sur mes propres expériences, vous serez toujours agréablement surpris de voir à quel point des membres que vous pensiez « clients » peuvent s’impliquer lorsqu’on leur en donne la liberté ! Pour plus d’information à ce sujet je vous renvoie vers l’excellent article de Victor sur l’autonomie.

Toujours peur ?
Prendre conscience de ces différents éléments devrait permettre aux personnes se méfiant des sites Internet de comprendre qu’elles ont finalement de nombreux leviers de contrôle et de protection, l’important étant de raisonner étape par étape, et de fixer des objectifs clairs pour son site.

Une fois qu’il sera en ligne et qu’il sera adapté à vos besoins, votre site Internet sera un outil supplémentaire pour votre association. Un outil moderne qui fera ce pourquoi vous l’avez voulu, et pas plus ! Il sera à l’image de votre association, de ses membres et de ses responsables, ou pas. Mais en tout cas, il ne sera pas un motif de honte ou de peur pour ses responsables.

Tous ces conseils restent valables même si votre association possède déjà un site Internet.

Image de l’article © Julian Burgess – Flickr

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